Totaaloplossing voor ieder notariskantoor

Notarisdossier ondersteunt het totale cliënt- en dossierproces. Zowel efficiënter als cliëntgerichter werken met de modernste technologie. Gebruik maken van innovatie zonder in te leveren op functionaliteit, dat zijn de voordelen van Notarisdossier.

Notarisdossier ondersteunt het primaire proces op een slimme manier. Het verschil tussen je huidige software en Notarisdossier is dat wij geloven dat een notaris méér doet dan alleen het maken van een akte. Van offerte opstellen tot het communiceren met cliënten via een Online Dossier. Met Notarisdossier kan dat. Zo maak je van een cliënt een ambassadeur van je kantoor. Een optimale combinatie van efficiënter werken en cliëntgerichter communiceren. Stel de cliënt centraal met het Online dossier en zorg direct voor sneller en veiliger communiceren.

Tijd besparend!

Ons kantoor werkt sinds juli 2016 met Notarisdossier. Wij zijn erg tevreden en enthousiast over het systeem. Als wij opties missen, wordt in het algemeen direct naar een oplossing gezocht. De grootste vooruitgang is het werken met het Online Dossier. Het Online Dossier is erg gebruiksvriendelijk voor zowel ons kantoor als onze klanten. Onze documenten versturen wij aan de klanten tegenwoordig bijna altijd digitaal. Dit scheelt veel tijd, postzegels en papier!
Mieneke Muller-van de Kamp - Notariskantoor Van den Bos

Dossiers en zaken

Een dossier in Notarisdossier bestaat uit één of meerdere zaken. Zaken zijn duidelijk van elkaar te onderscheiden omdat de zaaksoorten logisch zijn ingedeeld (‘levering’, ‘hypotheek’, ‘testament’, etc.). De zaaksoorten zijn door het kantoor zelf te beheren.

In het dossier zijn de onderdelen te vinden die zaak overstijgend zijn, zoals een passeerafspraak, verstuurde offerte, digitale vragenlijsten, afrekeningen of andere relevante documenten. Voor Registergoed-dossiers worden de objecten zowel op dossierniveau als zaakniveau getoond en bijgehouden.

  • Overzicht van betrokken cliënten en rechtspersonen met hun hoedanigheden.
  • Handige dossiervoortgang met vinkjes die ook inzichtelijk zijn voor de cliënten in het Online Dossier.
  • Specifieke informatie over een zaak: bij een levering kunnen bijvoorbeeld gegevens over de waarborg opgeslagen worden, bij een hypotheek het hypotheekbedrag, etc.
  • Een overzicht van alle relevante modellen voor de zaak. Deze worden met een aantal eenvoudige vragen of invulvelden voorbereid om een conceptakte te genereren.
  • Ondersteuning voor projecten.
Met Notarisdossier bieden we een oplossing voor ieder kantoor: van groot tot klein.
Niels Radstake

Cliëntenadministratie

Alle relevante gegevens van een cliënt kunnen bijgehouden worden. Vanuit een BRP-recherche wordt een natuurlijk persoon automatisch aangemaakt of bijgewerkt. Vanuit een KVK-recherche wordt een rechtspersoon aangemaakt of bijgewerkt, inclusief de bestuurders. Familie-, aandeelhouder- en bestuurrelaties tussen cliënten kunnen eenvoudig gevisualiseerd worden.

Integraties en recherches

Notarisdossier biedt op een gebruiksvriendelijke manier alle integraties voor het notariaat aan, waardoor jouw kantoor efficiënt werkt en gegevens niet meerdere malen ingevoerd hoeven te worden. Van alle inzages wordt automatisch een digitale kopie opgeslagen zodat elk dossier altijd compleet is én blijft.

Basisregistratie Personen

Automatisch een nieuwe cliëntkaart toevoegen op basis van de gegevens uit de BRP. Van bestaande cliënten zijn de gegevens eenvoudig te updaten met gegevens uit de BRP en verschillen worden duidelijk gesignaleerd.

ECH

Notarisdossier ondersteunt het proces van het passeren (vestigen) en aflossen (royeren) van hypotheken via ECH volledig. Hierdoor kan je alles met betrekking tot ECH direct regelen zonder een andere applicatie te gebruiken.

CDR

Notarisdossier koppelt met Centraal Digitaal Repertorium. Notarissen sturen de gegevens uit hun repertorium via Notarisdossier naar het CDR. Via het PEC platform van de KNB worden de gegevens doorgestuurd naar de Belastingdienst. Uiteraard is de CinTR koppeling voor CTR en CLTR opgaven aanwezig.

Kamer van Koophandel

Een rechtspersoon kan automatisch aangemaakt worden op basis van een KVK-uittreksel dat toegevoegd wordt via een rechtstreekse koppeling. Ook na- en herrecherches kunnen automatisch uitgevoerd worden.

Kadaster KIK

In een dossier kunnen KIK-Inzage recherches worden uitgevoerd. Hiervoor zijn alle zoekingangen die door het Kadaster aangeboden worden te gebruiken (persoon, object of brondocument) en zijn alle beschikbare documenten, zoals een HBO en KBO, op te vragen.

Curatele en Insolventieregister

Notarisdossier bevat een integratie met de CIR en CCBR registers van de Rechtspraak. Deze koppeling biedt de mogelijkheid om recherches in te plannen, zodat bij het aanleggen van een dossier slechts eenmaal gekozen hoeft te worden wanneer de voor-, na- en her-recherches uitgevoerd moeten worden.

VIS

Notarisdossier bevat een integratie met VIS, waarmee identiteits- en reisdocumenten uit binnen- en buitenland snel gecontroleerd kunnen worden.

Twinfield

Er is een automatische koppeling met het boekhoudpakket Twinfield voor het doorboeken van nota's en declaraties. De betalingen vanuit Twinfield zijn direct inzichtelijk in Notarisdossier.

ID Scanner

Voor kantoren die een Conviso ID-scanner hebben is er een koppeling beschikbaar met Notarisdossier. Zo wordt van een ingescand legitimatiebewijs direct een cliëntkaart aangemaakt en tevens een VIS toetsing gedaan.

Instellingen

Uniek binnen Notarisdossier zijn de voor het kantoor toegankelijke instellingen. Zo is het mogelijk om zelf nieuwe medewerkers, zaaksoorten of declaratiesjablonen toe te voegen. De instellingen zijn zeer uitgebreid zodat een kantoor Notarisdossier helemaal naar eigen wens kan inrichten. Elke gebruiker krijgt een rol toegewezen en die zorgen ervoor dat bevoegdheden specifiek bepaald worden. Bevoegde medewerkers kunnen instellingen zelf snel en gemakkelijk wijzigen, maar natuurlijk is het altijd mogelijk om ons te bellen voor ondersteuning.

Modellen

Als notaris zijn goede modellen ontzettend belangrijk om efficiënt te werken. Notarisdossier zorgt ervoor dat er altijd een bijgewerkte set hypotheekmodellen beschikbaar is en dat akten die met KIK kunnen ook met KIK gemaakt worden. Kantoormodellen worden bij overstap naar Notarisdossier overgezet en zijn later eenvoudig aan te passen.

Ik ben degene die je moet hebben als je vragen hebt over modelakten, zowel voor de KNB hypotheekakte-modellen als voor andere akte-modellen kun je bij mij terecht.
Hein Emmen

Hypotheekmodellen

In Notarisdossier is een constant bijgewerkte set met alle KNB-hypotheekmodellen beschikbaar. Deze set wordt door Dirict bijgewerkt. Daar hoeft het kantoor niets voor te doen: modellenupdates worden automatisch doorgevoerd! Naast de hypotheekmodellen wordt er standaard een basisset van ‘slimme’ modellen aangeleverd.

Kantoormodellen

De eigen ‘slimme’ kantoormodellen kunnen eenvoudig worden beheerd. Een akte kan je maken op basis van een model of door een set tekstblokken te kiezen. Notarisdossier bevat een handige modellenbank, waarin in een logische structuur de modellen van het kantoor bewaard worden (in Word formaat). Deze modellen worden grotendeels automatisch ingevuld (comparities, basisinformatie), overige bepalingen in het document zijn te automatiseren. Per aktesoort kunnen de meest voorkomende varianten als model opgeslagen worden, zodat deze eenvoudig gebruikt kunnen worden.

KIK

Notarisdossier heeft alle KIK-modellen van het Kadaster ingebouwd. Hierdoor kunnen deze akten goedkoper en efficiënter verwerkt worden. Notarisdossier kent vrijwel geen uitval van KIK-akten.

Royementen

Het maken van een royementsakte gaat op basis van volmachten. Het begint met het geautomatiseerd maken van de volmachten. Na retour van de ondertekende volmacht wordt deze geregistreerd, al dan niet automatisch met ECH. Vervolgens worden de volmachten geselecteerd die omgezet worden naar een automatisch gegenereerde royementsakte. Deze kan vervolgens zowel via KIK als regulier verwerkt worden. In beide gevallen wordt de akte automatisch gegenereerd. Met kantoorspecifieke instellingen kan de akte naar wens worden ingesteld.

Documenten afwerken

Meerdere documenten tegelijk omzetten naar een minuutakte of als digitaal afschrift (met handtekening en stempel) is eenvoudig. Van hieruit kunnen de akten direct geprint worden of uitgewisseld worden met de cliënt via het Online Dossier.

Aflijnen

Problemen met aflijnen behoren met Notarisdossier tot het verleden. Met onze geavanceerde aflijnmodule voorkomen we problemen zoals flikkerende schermen, traagheid en vaste layouts waar niet van afgeweken mag worden. Aflijnen gebeurt buiten het zicht van de gebruiker in enkele seconden.

Stempel en handtekening

Voor het moderne kantoor dat een digitale kopie van de akte aanbiedt via het Online Dossier is het zaak om deze er goed uit te laten zien. Met Notarisdossier is het met één druk op de knop mogelijk om de digitale stempel en de handtekening op een kopie van de akte te plaatsen. Dat ziet er professioneel uit!

Printen

Doordat Notarisdossier geen printers aanstuurt kan je systeembeheerder het printen zo inrichten dat het optimaal aansluit bij de wensen van het kantoor. Hiermee zijn printproblemen verleden tijd.

Tijdschrijven

Met Tijdschrijven kan je bijhouden hoeveel tijd er wordt besteed aan een bepaald dossier. Hierdoor kan er een declaratie gemaakt worden op basis van geschreven uren. De geschreven tijd kan als bijlage bij een declaratie gevoegd worden. Tijdschrijven kan met de ingebouwde stopwatch maar kan ook handmatig ingevoerd worden.

Rapportages

Over allerlei onderdelen kunnen rapportages gemaakt worden. Enerzijds zijn daar uiteraard de meer financieel ingerichte overzichten zoals omzet per dossier, overzicht lopende dossiers en akten aantallen per maand. Anderzijds zijn er de praktische overzichten van bijvoorbeeld dossiers per makelaar. Er wordt continu gewerkt aan het verder uitbreiden van de rapportages.

Taken

Notarisdossier heeft een kantoor brede takenlijst die vanuit verschillende plekken werkt. Taken zijn te koppelen aan dossiers of cliënten maar kunnen ook algemene taken zijn. Elke taak krijgt een verantwoordelijke medewerker en een uitvoerdatum. Als er een taak aangemaakt is, komt deze op de aangegeven datum naar boven.