Een geslaagde kennisbijeenkomst en jubileumborrel

Februari - 2019

Het 10-jarig bestaan van Dirict hebben we samen met onze klanten, relaties en bekenden gevierd. Afgelopen 24 januari kwamen we bij elkaar in de Colour Kitchen in Utrecht.

Naast de gezellige borrel hebben we een interactieve sessie met onze klanten georganiseerd. Tijdens deze kennissessie hebben we een aantal interessante onderwerpen besproken. In een groot kringgesprek heeft iedereen actief mee gediscussieerd en zo een bijdrage geleverd aan de interactieve sessie. Het halen en brengen van informatie hebben wij als zeer waardevol ervaren!

Daarnaast hebben we nieuwe ontwikkelingen voor Notarisdossier besproken en hebben we de Wensenstemmer geïntroduceerd. Wat de Wensenstemmer is lees je in het volgende artikel.

Tijdens de borrel was er gelegenheid om op informele wijze verder kennis te maken en met elkaar ideeën uit te wisselen. De vraag “Hoe doen jullie dat?” hebben we meerdere malen voorbij horen komen. We kijken terug op een leuke en inspirerende middag!

Een vervolg op deze sessie volgt later dit jaar, hier ontvangen jullie nog een uitnodiging voor.

Wensenstemmer

Februari - 2019

Nieuw bij Dirict: de Wensenstemmer. Regelmatig krijgen wij van klanten wensen voor Notarisdossier. Het is helaas niet haalbaar om alle wensen in één keer te realiseren. Vandaar dat we de meest gevraagde wensen verzameld hebben in een top 5. De aanwezigen bij de kennissessie mochten aangeven welke wens hun voorkeur heeft. De twee wensen waar het meest op gestemd is gaan we op korte termijn realiseren.

De uitslag is als volgt:

  1. Documenten delen door de cliënt op dossierniveau zodat er naar de behandelaar een melding kan (58 punten);
  2. De lijst akten en financiële status uitbreiden met zaken zonder akte nummer (28 punten);
  3. Mogelijkheid krijgen om per bulkrecherche te kiezen om een uitgebreide of standaard BRP te doen (21 punten);
  4. De volgorde van de documenten in het online dossier kunnen wijzigen (17 punten);
  5. Bij tijdschrijven de mogelijkheid om begin- en eindtijd in te voeren (13 punten).

De volgende wensenstemmer komt over zo’n twee maanden. Alle kantoren krijgen dan de kans om een stem uit te brengen.

Klantgericht denken en werken

Februari - 2019

De kennissessie begon met twee onderwerpen die dicht bij ons staan; het (bewust) klantgericht denken actief omzetten in klantgericht werken. Als kantoor kan je kiezen voor verschillende strategieën: ‘Operational excellence’, ‘Product leadership’ of ‘Customer intimacy’. De meeste aanwezigen kozen voor ‘Customer intimacy’, vrij vertaald naar klantgericht denken en werken.

Als je klantgericht(er) wilt werken dan begint dit meestal met een verandering in de denkwijze. Het is hierbij belangrijk om je medewerkers mee te nemen in dit denkproces. Zij moeten er namelijk voor zorgen dat er bij alle contactmomenten met de cliënt ook daadwerkelijk klantgerichter gewerkt wordt.

Elke verandering in een werkproces is lastig door te voeren. Een keer roepen: “Vanaf nu gaan we …” is niet voldoende om dit daadwerkelijk uit te voeren. Er moet aandacht besteed worden aan elke verandering, want als je aandacht geeft aan iets dan gaat het leven. De klantbeleving zit vaak in details. Bedenk eens hoe jij als klant behandelt wilt worden…

Toekomstige ontwikkelingen

Februari - 2019

Ideal betalingen
Een verzoek los van de Wensenstemmer is om cliënten via Ideal te laten betalen. Dit zou een mooie toevoeging zijn in het Online Dossier. Hoe zien we dit voor ons? Een declaratie wordt klaargezet in het Online Dossier met een bijbehorende Ideal betaling. Deze betaling wordt, als die is betaald, automatisch verwerkt in de boekhouding in Twinfield. Dat scheelt controle en tijd! Ook is het geld sneller binnen dan wanneer een cliënt zelf de declaratie moet invoeren in zijn of haar banksysteem.

Er zijn verschillende mogelijkheden om de Ideal betaling uit te voeren. Tijdens de kennissessie zijn deze besproken, na een uitgebreide uitleg door Niels is er door de aanwezigen een voorkeur uitgesproken voor de Mollie-route. Eén van de aanwezige maakt al gebruik van Ideal betalingen via Mollie en heeft hier positieve ervaringen mee. Over de voortgang en introductie van Ideal betalingen zullen we iedereen op de hoogte houden.

Oproep Workflow management of Procesbesturing
‘Workflow management managet operationele processen en taken. Het biedt de mogelijkheid om controle te houden en inzicht te krijgen in de voortgang van processen. De voordelen hiervan zijn dat een kantoor er beter in slaagt om op het juiste moment, de juiste taken door de juiste medewerkers te laten uitvoeren.’

Het lijkt ons een goed idee om meer workflow, dus uitgebreidere procesondersteuning, in Notarisdossier op te nemen. Er zijn nu al taken en dossiervoortgangstappen beschikbaar maar deze functionaliteiten kunnen verder uitgebreid worden. Een aantal ideeën zijn bijvoorbeeld het automatisch klaarzetten van een digitale checklist bij het aanmaken van een dossier of het voorinvullen van deadlines bij taken. Een taak kan dan een vooraf ingestelde datum hebben, berekend aan de hand van de passeerdatum.

Dit is een oproep aan gebruikers die mee willen denken over de mogelijkheden zoals hierboven geschetst. Heb je ideeën over de invulling van Workflow en wil je betrokken zijn bij het ontwikkelen van deze nieuwe module? Laat het ons weten, wij nodigen graag een aantal gebruikers uit voor een inspiratiesessie waar we met Workflow aan de slag gaan!

Dirict 10 jaar!

In januari 2009 is Dirict gestart met het ontwikkelen van notariële software en websites. De kern van de software bestond uit klantgerichte modules voor het notariaat. Communicatie tussen klant en kantoor optimaal ondersteunen is één van de belangrijkste uitgangspunten.

“Net zoals een notaris meer is dan alleen een akte, is Dirict ook meer dan een softwareleverancier. Met onze werkwijze en strategie, maar vooral ook met ons team maken wij het verschil”, zegt oprichter Niels Radstake.

Dirict groeit en gaat van mijlpaal naar mijlpaal. “In het begin was Notarisdossier alleen als aanvulling op de bestaande notariële software verkrijgbaar maar al vrij snel hadden we door dat we de kantoren echt kunnen helpen met een totaaloplossing. Het ontwikkelen en lanceren daarvan was een groot avontuur. Met het zetten van die stap zijn we uitgegroeid tot een volwaardige speler binnen het notariaat!”, aldus Niels.

Het ontwikkelen van Notarisdossier gebeurt in nauw overleg met notariskantoren. Daarbij speelde de komst van Jacky bij Dirict in oktober 2011 volgens Niels een grote rol. Dirict koos doelbewust voor de strategie ‘klantgericht denken en werken’. Notarisdossier is en blijft gebruiksvriendelijk, flexibel en in te richten naar de wensen van het kantoor.

In december 2014 was het zover: de eerste klant stapte over naar de totaaloplossing van Notarisdossier. Niels: “Steeds meer kantoren worden klant bij ons. Die groei gaan we doorzetten door te blijven innoveren. Ons belangrijkste doel is en blijft echter dat we elk kantoor de aandacht blijven geven die het verdient. Ik wil dat wij over 20 jaar nog steeds worden gezien als de partij die meedenkt en vooruit blijft gaan.”

Column ‘Vertel wat je doet!’

Het notariaat wordt nogal eens gezien als een ingewikkeld en stoffig onderdeel van de samenleving, als een verplichting bij het kopen van je droomhuis waarbij je het kantoor van de notaris uitloopt met een heel papiertje. In november stond in het Notariaat Magazine een artikel met daarin de zin: "Ik heb er eigenlijk nooit bij stilgestaan dat de notaris zoveel meer taken heeft dan alleen de vakinhoudelijke". Deze woorden zijn afkomstig van een 'verse' kandidaat-notaris, toch iemand met al enige kennis van het notariaat.

Als zelfs iemand met een notariële opleiding niet precies weet wat een notaris doet, hoe komt de cliënt daar dan achter? Aan de notaris maar óók aan de notarieel medewerkers de taak om het notariaat begrijpelijker te maken. Verschaf je (toekomstige) cliënten meer informatie over alle onderzoeken, onderhandelingen met derden en andere taken die komen kijken bij het opstellen van de akte. Let wel op, te veel informatie is ook weer niet de bedoeling, mensen haken snel af als ze het te langdradig vinden.

Ik ben nu een aantal jaren werkzaam in de notariële markt, als consultant van Dirict. Steeds meer dringt het tot me door dat klanten van de notaris geen idee hebben wat de notaris doet achter de schermen. De uitdaging voor het notariaat: meer te vertellen wat je doet en dat dan ook nog eens in duidelijke taal.

PEP-talk en WWFT

Vanaf 2019 gelden nieuwe regels voor een verscherpt PEP onderzoek. Naast het kantoor eigen onderzoek kan je ook aan de cliënt vragen of hij of zij een PEP is. Wat kan je hiervoor doen? Gebruik bijvoorbeeld de Digitale Vragenlijsten van Notarisdossier. Deze Digitale Vragenlijst kan je als een digitaal cliënt intakeformulier gaan gebruiken waarin je uitlegt wat een PEP is en uitvraagt of die persoon dan een PEP is.

Naast een PEP onderzoek kan er in Notarisdossier ook een groot gedeelte van het WWFT onderzoek automatisch gedaan worden. Dit gaat door middel van de ID scanner van Keesing. Samen met Keesing zorgen wij ervoor dat identiteitsbewijzen gescand en opgeslagen worden in Notarisdossier. Door het scannen van het identiteitsbewijs maak je direct een cliëntkaart aan of werk je de bestaande bij, wordt VIS uitgevoerd en worden de gegevens van de identiteitskaart overgenomen op de cliëntkaart. Ook checkt deze scan op echtheid van het identiteitsbewijs Op deze manier wordt direct voldaan aan de WWFT.

Nieuwe collega: Jerry

In 2018 tijdens mijn studie begonnen als ontwikkelaar bij Dirict. Hier hou ik me vooral bezig met het verder ontwikkelen van Notarisdossier. Wat hierbij voor mij belangrijk is, is het denken vanuit het proces om zo de ondersteuning te maximaliseren.

Voor deze hbo-opleiding tot ontwikkelaar ben ik bezig geweest met systeem- en netwerkbeheer. Ik wil graag mijn kennis verbreden om zo meerdere aspecten van de markt te leren kennen en begrijpen.

In mijn vrije tijd ben ik veel op pad met de motor en breng ik zoveel mogelijk tijd door met mijn zoontje.

Vacature: wie kent er nog iemand?

Dirict groeit hard en daarom zijn we op zoek naar nieuwe collega's. De PHP ontwikkelaar is bij Dirict verantwoordelijk voor het bedenken, ontwerpen, ontwikkelen en releasen van onze software. Samen met ons team werken wij met de nieuwste technieken aan onze eigen webapplicatie: Notarisdossier.

Er zijn binnen het notariaat misschien niet zo veel medewerkers die bij ons willen komen programmeren, maar mochten die er wel zijn dan zijn ze uiteraard van harte welkom. Echter, er zijn misschien wel mensen die iemand kennen die bij ons wil komen werken.

Wat hebben wij te bieden?
Veel vrijheid en de mogelijkheid om je verder te ontwikkelen met een fijne werkplek (MacBook Pro en twee schermen). Niet geheel onbelangrijk: borrels, teamuitjes en gezellige collega’s.

Daarnaast lunchen wij samen en hebben wij een vrijdagmiddagborrel. Uiteraard prima arbeidsvoorwaarden en niet geheel onbelangrijk: wij zijn gevestigd in Utrecht, lekker centraal in het land en dichtbij het centrum.

Bedankt!
Degene die iemand bij ons aandraagt gaan wij natuurlijk enorm bedanken met een leuke verassing. Voor meer informatie kan altijd contact opgenomen worden met Niels of met Jacky.

Dank je wel vast voor het meedenken!

2 vogels op een zonnige middag

Op een zonnige namiddag reed ik over een snelweg door de polders ergens ten westen van onze hoofdstad. Het was een rustige en windstille dag. Opeens zag ik een roofvogel, volgens mij een valk, zitten op een lantaarnpaal. Deze vogel zat met zijn vleugels wijd uitgestrekt van de zon te genieten. Dat was een mooi gezicht. Even later, een kilometer of twee verderop, zat precies zo’n zelfde vogel in precies dezelfde houding van de zon te genieten. Frappant. Is dat nou toeval of niet? Het zette mij aan het denken.

Als twee notarissen in dezelfde buurt precies hetzelfde doen en precies hetzelfde zeggen, wat is het verschil tussen de ene en de andere notaris? Wat is het verschil tussen deze twee vogels? En stel dat ik moet kiezen, hoe moet ik dan kiezen? Als ik het verschil niet kan zien, horen of voelen, dan is er in mijn beleving geen verschil. En als er wel een verschil in prijs zit, dan is mijn keuze misschien wel daarop gebaseerd. Terwijl dat niet mijn gewoonte is, om alleen op prijs te kiezen.

Met andere woorden: maak het verschil! Durf echt 'anders dan anderen' te zijn. Dat is de kern van strategisch positie kiezen. Zorg dat mensen zien, horen en voelden dat deze notaris staat voor zijn keuze.

Dan weet ik ook dat die notaris voor mij (klaar) staat.

De keuze wordt gebaseerd op de aard van het kantoor (sterkten en zwaktes), de omgevingsfactoren (vraag of markt) en de concurrent (aanbod). Als de keuze is gemaakt, wordt deze vervolgens ingevuld. Daarbij hoort ook dat een eenmaal gemaakte keuze consequenties heeft en dat het doorvoeren ervan soms best pijn kan doen.

Het proces van kiezen en het verschil durven te maken is een veranderingsproces waar een kantoor doorheen gaat. Net zoals Rome niet op één dag is gebouwd, zo verandert een notariskantoor ook niet op één zonnige namiddag. Wacht niet af tot het weer een zonnige middag wordt om te starten met veranderen, maar ga aan de slag. Verandert de wereld niet? Doe het dan zelf.

Nieuwe collega: Deborah

Aankomende 3 jaar ga ik de opleiding Management en Directiesecretaresse volgen. Voor mijn opleiding moet ik 4 dagen stagelopen en deze stage ga ik lopen bij Dirict. Ik ga verschillende werkzaamheden uitvoeren die bij de opleiding behoren. Voordat ik bij Dirict ben gaan werken heb ik anderhalf jaar bij een ICT-bedrijf gewerkt als receptioniste, dit deed ik in combinatie met de opleiding Receptie en Secretarieel.

In mijn vrije tijd ga ik graag gezellig wat drinken of ergens een hapje eten met vrienden. Persoonlijk houd ik er van om graag in de buiten lucht te zijn.

1 maand AVG

Voetbalclubs durven hun selecties niet meer online te zetten, scholen lieten de jaarlijkse advertentie in de krant waarin ze hun geslaagden feliciteren achterwege en kerken klagen dat ze in de wekelijkse mededelingen niet meer mogen oproepen tot gebed voor een zieke in de parochie. De AVG is vandaag precies een maand van kracht, maar dat zal niet overal worden gevierd...

Bij Notarisdossier en de gebruikers ervan is dat gelukkig niet het geval. Notarisdossier was al ver voor 25 mei ‘AVG-proof’, onze software is van begin af aan gebaseerd op ‘Privacy by Default’ en ‘Privacy by Design’. Die kant is volledig dichtgetimmerd.

Het cliëntportaal wordt aangeboden als onderdeel van de totaaloplossing van Notarisdossier. Daarnaast is het óók als aanvullende module naast Van Brug Software (NIS en Codex), Qu-Bis en NextAssyst te gebruiken. Tussen de systemen staat een koppeling die zorgt voor het synchroniseren van cliënt- en dossiergegevens en vervolgens kan via het portaal veilig worden gecommuniceerd.

3e gender

Het is wel even wennen dat er overal ‘genderneutrale’ bordjes op toiletdeuren verschijnen. Dat de NS het niet meer heeft over ‘Beste dames en heren’ maar over ‘reizigers’. Het is het begin, zo blijkt uit dit artikel in de Volkskrant van 29 mei. De derde gender komt eraan!

Wij vroegen ons af of dit nog invloed heeft op het notariaat en daarmee ook op Notarisdossier? Op het eerste gezicht zitten we goed. Op kantoor hebben wij genderneutrale toiletten, dus nieuwe bordjes hebben we niet nodig. Maar wij hebben wel programma-taal met variabelen die geslachtskenmerken voluit maken in aktes. Die zijn er nu nog maar voor twee genders: hij/zij, hem/haar, comparant/comparante...

Met name in familierecht(modellen) komen de geslachtskenmerken veelvuldig voor. Om een testament te maken bijvoorbeeld. Onze modellen zijn zo slim dat twee gelijkluidende testamenten in één keer gemaakt kunnen worden. Of het nu om man-vrouw, vrouw-man, man-man of vrouw-vrouw gaat: dat gaat allemaal in één keer goed.

Maar wat wij nog niet hebben is de man-x of de vrouw-x of de x-x variant. Afgezien van die variabelen zijn er voor ons nog een paar punten in de terminologie waarover nagedacht moet worden. Hoe om te gaan met de term testateur-testatrice? Wat wordt de derde variant? Of wat te denken van echtgenoot-echtgenote. Taal technisch moeten de aktes nog eens tegen het licht gehouden worden. Dat is een taak voor het notariaat.

Tot slot: op dit moment biedt het BRP (GBA) nog geen mogelijkheid om een derde gender vast te leggen. Dat wil zeggen dat elke natuurlijk persoon in de database nu nog of man of vrouw is. De automatiseringsverandering start bij de gemeenten.

De Volkskrant heeft het over een nieuwe wet die er eerst moet komen, vervolgens moeten de gemeenten aan de slag. Maar misschien moeten er ook nieuwe woorden worden bedacht? Als dat allemaal zover is, dan staan wij klaar met onze nieuwe variabelen: hij/zij/onbekend en hem/haar/euh...