Modules

Notarisdossier is modulair opgezet. Alle modules maken onderdeel uit van onze totaaloplossing en een aantal modules zijn ook los te gebruiken. Deze modules richten zich op de ondersteuning van de digitale communicatie met de cliënt. Veilige, eenvoudige én persoonlijke communicatie voor, gedurende én na een dossier is wat de combinatie van deze modules doet. Daarbij zijn deze modules te koppelen aan de huidige notariële software.

Gebruiksvriendelijk systeem!

Altijd een duidelijke uitleg bij vragen en een snelle oplossing voor problemen. Dirict is voortdurend bezig met de verdere ontwikkeling van het systeem. Een prettige samenwerking!
Seydlitz Notarissen

Modules koppelen met andere notarissoftware

Notarisdossier heeft koppelingen met de andere softwarepakketten voor het notariaat, zoals Van Brug (Codex, NIS), Quantaris (Qu-BIS) of Devoon (NextAssyst). Zo kan je gebruik maken van de unieke functionaliteiten die Notarisdossier biedt zonder gegevens over te typen. Het werken met de modules zorgt voor het veilig communiceren met cliënten via het Online Dossier of voor het handig werken met de digitale vragenlijsten en offertes.

Online Dossier

Met het Online Dossier heeft de cliënt inzicht in zijn of haar dossiers. Ook makelaars, adviseurs en andere verwijzers kunnen toegang krijgen tot alle dossiers waar ze bij betrokken zijn. Zo hebben ze altijd een actueel overzicht van de dossiers die op dat moment bij het kantoor lopen. Je cliënten kunnen tijdens en na de periode dat hun dossier loopt, alle correspondentie, afrekeningen, concepten en digitale afschriften eenvoudig raadplegen. Ook lang nadat een dossier is afgesloten.

Documenten delen

Via Notarisdossier worden documenten gedeeld met cliënten en relaties. Bijvoorbeeld een conceptakte of een nota van afrekening. Bij het aanmaken van het eerste dossier wordt een wachtwoord aan de cliënt verstrekt. Met dit wachtwoord kan de cliënt zijn of haar dossier en eventueel volgende dossiers inzien. Na het inloggen kan de cliënt het wachtwoord zelf wijzigen. Als kantoor blijf je altijd de controle houden over wie welke documenten kan inzien.

Online Dossier voor de cliënt

De cliënt logt in met zijn of haar e-mailadres en het verkregen wachtwoord. De link naar de inlogpagina staat in de e-mailberichten. Vervolgens ziet de cliënt gegevens van de eigen dossiers en de gedeelde documenten. Deze documenten kunnen door de cliënt gedownload worden. Ook digitale vragenlijsten staan in het Online Dossier klaar voor de cliënt.

E-mailsjablonen en notificaties

Wanneer er één of meerdere documenten zijn klaargezet in het Online Dossier, verstuur je makkelijk en snel een e-mail om de relevante relaties op de hoogte te brengen. Er zijn uitgebreide e-mailsjablonen beschikbaar om afspraken te bevestigen, cliënten te herinneren aan de waarborgsom, te melden dat er documenten klaar staan en vele meer. Zo creëer je een extra contactmoment met de cliënt zonder dat dit extra tijd kost.

Offertes en opdrachtbevestigingen

Een nette offerte in jullie eigen huisstijl geeft een professionele indruk. Als modern notariskantoor kan je snel en overzichtelijk offertes versturen met de Offertemodule. De potentiële cliënten kunnen de offerte rustig in overweging nemen en de offerte accepteren door één druk op de knop. Daarnaast hebben jullie overzicht over het hele proces. Door het handige overzicht is inzichtelijk wat het aantal verstuurde, geaccepteerde en openstaande offertes is.

Ruimte voor maatwerk

Doordat gewerkt wordt met standaardoffertes is het afgeven van een offerte snel gedaan. Bij het maken van de offerte is er wel altijd ruimte voor maatwerk. Afronden naar een afgesproken tarief kan met één druk op de knop.

Inzicht

Notarisdossier geeft voor alle medewerkers van het kantoor een goed inzicht van alle openstaande offertes. Als een cliënt een offerte accepteert

Eigen huisstijl

De offertes die je maakt met Notarisdossier zien er professioneel uit en zijn volledig in de huisstijl van het kantoor.

Digitale vragenlijsten

Met de Vragenlijsten kun je digitaal informatie van cliënten uitvragen. Wanneer een cliënt bijvoorbeeld een huis koopt stuur je de vragenlijst ‘Aankoop huis’ zodat je in één overzicht ziet hoe de financiering is geregeld, wat de gegevens van de hypotheek zijn en of er een tussenpersoon bij betrokken is. Voor de cliënt is het heerlijk om op de bank via de tablet de vragenlijst te doorlopen. Dit is een gegarandeerd succes!

Snel en efficiënt

Door gebruik te maken van digitale vragenlijsten ontvang je de antwoorden sneller terug dan bij papieren vragenlijsten. De vragenlijsten bevatten 'dynamische' steppen en vragen die afhangen van eerder gegeven antwoorden. Zo worden alleen relevante vragen gesteld en is het invullen van de vragenlijst door de cliënt snel gedaan.

Basisset

Als je start met de Digitale vragenlijsten krijg je van ons een goede basisset van de 12 meest gebruikte vragenlijsten. Deze is samen met notariskantoren opgesteld en zorgt ervoor dat je snel kunt starten met de vragenlijsten.

Zelf aanpasbaar

De vragenlijsten zijn volledig zelf aanpasbaar zodat ze beter passen bij de specifieke wensen van het kantoor. Er kunnen extra vragen toegevoegd worden, andere opties gekozen worden of juist vragen verwijderd worden. Ook kunnen er nieuwe vragenlijsten toegevoegd worden.

Wij geloven dat een notaris meerwaarde creëert door méér te zijn dan alleen die ene akte.
Jacky Vernimmen

Relatiebeheer

De module Relatiebeheer filtert het hele bestaande cliëntenbestand. Het vaak omvangrijke cliëntenbestand wordt inzichtelijk gemaakt door de geavanceerde filters. Daarnaast is het mogelijk om zelf cliënten in doelgroepen te plaatsen, zodat ze later weer terug te vinden zijn. Bijvoorbeeld: je stuurt iedereen die in het afgelopen jaar in de zaaksoort 'Hypotheek' zit een bericht dat de digitale kopie van de nota van afrekening nog klaar staat in het Online Dossier. Super attent en handig!

Doelgroepen

Door cliënten in te delen in doelgroepen zijn deze later eenvoudig terug te vinden. Zo kan er bijvoorbeeld snel een Excel-export gemaakt worden van bepaalde cliënten om deze uit te nodigen voor een lezing.

Inzicht

Weet je wie alle ondernemers zijn die binnen een straal van 10 kilometer van het kantoor wonen? Met Notarisdossier zijn deze gegevens eenvoudig te achterhalen door slimme filters op je cliëntenbestand toe te passen. Filteren kan onder andere op zaaksoort, aktedatum, postcodegebied, geboortedatum, behandelaar of notaris.

Betaalbestanden

Notarisdossier biedt de mogelijkheid om betaalbestanden te genereren die automatisch verwerkt kunnen worden. Deze module is alleen te gebruiken met onze totaaloplossing. Neem contact met ons op voor meer informatie.

Bespaar tijd

Doordat de benodigde gegevens al bij het maken van de nota van afrekening ingevoerd worden kunnen de betalingen automatisch klaargezet worden en hoeven deze niet langer handmatig ingevoerd te worden. Dit bespaart voor een kantoor met 10 medewerkers ruim 8 uur werk per maand.

Voorkom fouten

Doordat gegevens en bedragen niet langer dubbel ingevoerd hoeven te worden neemt de kans op fouten flink af. Dit zorgt voor meer rust in het proces. Invoeren wordt controleren.

Geïntegreerd met Twinfield

De betaalbestanden zijn geïntegreerd met Twinfield zodat de betalingen daar direct klaarstaan en verwerkt kunnen worden.

Managementinformatie

Uiteraard biedt Notarisdossier standaard uitgebreide rapportages en overzichten. Voor kantoren die meer inzicht willen biedt Dirict samen met RSult een uitgebreid Business Intelligence dashboard aan. Dit BI-dashboard haalt gegevens uit alle operationele- en financiële systemen om zo een totaaloverzicht te geven van je organisatie. Ook als je samenwerkt met advocaten of fiscalisten en ongeacht het aantal vestigingen en medewerkers. De BI-software waar wij voor gekozen hebben is Ezora.

Ezora ontwikkelt en levert cloud business intelligence, automatisering, analyse en rapportage oplossingen voor ambitieuze organisaties die meer uit hun verkoop en financiële data willen halen. Ezora helpt deze organisaties met complete geautomatiseerde oplossingen die leiden tot betere beslissingen en uiteindelijk betere winstgevendheid.

RSult is implementatiepartner van Ezora en helpt je om alle gegevens die binnen en buiten je onderneming aanwezig zijn, om te zetten in relevante informatie. Dat leidt tot mooie bedrijfsresultaten en tot onderscheidend vermogen.

Iedere nacht exporteert Notarisdossier operationele gegevens over dossiers, cliënten, akten, geregistreerde uren en nota's naar Ezora. Samen met gegevens uit Twinfield en andere operationele systemen krijg je een totaaloverzicht van je organisatie.